Empleo Recibos de sueldo digitales  Antes era gastos en hojas, metros cuadrados en depósito, sobres, cajas para archivar, mensajería. Ahora, todo es ahorro con la entrega de recibos de sueldos digitales.
Las grandes empresas –con gran cantidad de trabajadores y/o personal distribuido en múltiples ubicaciones- picaron en punta y algunas desde 2011 utilizan este formato. Pero: ¿cuáles son sus beneficios para las empresas y sus empleados?
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Luis Garay, gerente de Bayton Tecnología, empresa nacional que ofrece la implementación del recibo de sueldos digital a través de su producto Nucleus Doc, destacó que "aunque que parezca algo de poca trascendencia, la entrega de recibos de sueldo en papel es un proceso complejo y costoso que debe realizarse en cada empresa todos los meses".
Los recibos deben ser impresos por partida doble (original y copia), distribuidos internamente a la locación donde se encuentra cada trabajador, una vez firmados por el trabajador y la empresa deben volver a transportarse al punto de origen para archivarse físicamente, donde, en caso de ser necesarios para algún proceso de auditoría o control, se realizara la búsqueda manual de los mismos.
"El paso al recibo digital abre la puerta a un cambio radical en este sentido, con numerosas ventajas: además de la calidad, seguridad y garantía en el proceso de entrega de recibos, esta implementación implica mayor comodidad y varios beneficios para los trabajadores", destacó.
Tales como: a través de la firma digital -un conjunto de datos asociados a un mensaje que permite asegurar la identidad del firmante y la integridad del mensaje- no es necesario trasladarse personalmente para realizar la firma de los recibos, ya que se realiza de forma remota vía una plataforma online, y se resguarda la confidencialidad de la información contenida en los mismos.
El trabajador puede acceder en tiempo y forma al recibo actualizado, incluso podrá programar un sistema de alerta vía correo electrónico para informarse la disponibilidad de su recibo, y consultar en línea su archivo personal desde cualquier tipo de dispositivo (PC, Tablet, smartphones), pudiendo gestionar la descarga o impresión de sus recibos para diferentes tramites.
Otro punto a destacar es la posibilidad de que los trabajadores puedan firmar con conformidad, en caso de estar todo en orden, o en disconformidad, en caso de algún inconveniente, permitiendo además, enviar un mensaje a RR.HH. sobre el porqué de la disconformidad.
En cuanto a las compañías, uno de los beneficios más atractivo es la importante reducción de costos, principalmente en lo que refiere a impresión, recolección y distribución, reduciendo también el impacto ecológico del proceso en cuanto a gasto de papel y utilización de medios de transporte, también deja de ser necesario contar con un espacio físico destinado a los archivos, que pasan a almacenarse digitalmente.
La optimización de tiempos es otro factor fundamental a tener en cuenta, ya que la digitalización permite involucrar menos recursos a tareas administrativas del proceso, manteniendo una organización integral simplificada y facilitando la búsqueda de los recibos archivados, tanto por requerimientos internos como externos, pudiendo filtrar de manera inteligente los resultados para trabajar de forma más efectiva.
Las grandes empresas picaron en punta
El Grupo Telecom, que comenzó a emitir recibos mensuales en formato digital a partir de abril de 2013. Más de 16 mil colaboradores hoy ingresan a la intranet del grupo y desde allí pueden visualizar, imprimir y bajar a otro soporte digital -como un pendrive o un CD- una copia del recibo.
Esta iniciativa integra un proyecto de autogestión vía Web llamado Mi Gestión, que demandó una inversión del orden de los $ 2 millones y que permitió simplificar procesos vinculados al personal como, entre otros, facilitar el otorgamiento de beneficios familiares ante el nacimiento de un hijo, casamiento, gestionar viajes, además, por supuesto, de agilizar los vehículos de comunicación interna.
"El proyecto eliminó el 100% del papel y logró ahorrar unas 35.000 hojas por mes", precisó Carlos Origlia, gerente de Servicios al Personal y Payroll, de Capital Humano del Grupo Telecom.
Swiss Medical Group, que contrató a turecibo.com, ya hizo sus números y asegura que redujo en un 85% el gasto que implicaba el proceso de pago a sus 10.500 empleados repartidos en todo el pais, según confió Alejandro Salvarezza, su gerente corporativo de RR.HH.
Entre los números que esgrime, Salvarezza dice que está ahorrando 70.000 pesos al año en papel y toner; 252.000 pesos anuales en las 200 horas hombre que le implicaba el procesamiento de los sobres, y sus recibos, además de los 2000 pesos mensuales/año que implicaban contratar 5 cajas mensuales para guardar durante diez años los recibos en firmas del tipo Iron Mountain o Conteman.
"Ensobrar cada recibo, clasificar los sobres por provincia, enviarlos por bolsín a la sucursal o a la provincia, distribuirlos y luego, recoger todos los recibos firmados para finalmente mandarlos al archivo era un número. A eso sumale los riesgos de confidencialidad que implica el pasaje mano a mano de los sobres y de los recibos ya firmados. Todo esto hoy es una historia vieja y complicada que la tecnología resolvió", completa en diálogo con La Nación.
"Antes, cuando un colaborador tenía que hacer algún trámite bancario -como solicitar un préstamo- tenía que darle los últimos 12 recibos. Muchas veces los venían a solicitar a RR.HH. y teníamos que tenerlos. Eso sin contar una de las partes más costosas y de la que se habla poco, que es la contingencia legal que puede darse cuando llega a la empresa una inspección del Ministerio de Trabajo", explican en Farmacity.
"Con esta posibilidad, los recibos siempre están a mano", sostiene Mariana Ibero, directora de Capital Humano de Farmacity, que está ahorrando el costo de 346 resmas de papel; el envío de 2 recorridos de motos mensuales para entregar y retirar los recibos de sus 4200 empleados en todo el país; la compra de 42 cajas anuales, y ha logrado una mejora en la eficiencia de tareas administrativas al evitar la impresión y el ensobrado de recibos, además de reducir los tiempos de búsqueda de documentación.
La dimensión cultural del pase a lo digital es central. "Hay que estructurar la transición y hacer el cambio de manera escalonada, en etapas. Swiss Medical hizo una prueba piloto con dos áreas de la compañía y luego extendió el sistema a toda la empresa. Un mes se liquidó de manera mixta y al siguiente, únicamente con recibo digital", cuenta Salvarezza.
Fuente: Minuto Uno
Lunes, 17 de agosto de 2015
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